Privacy
De gemeente heeft de bescherming van uw privacy hoog in het vaandel staan. Wij vinden het belangrijk dat uw gegevens bij ons veilig zijn, dat er zorgvuldig mee wordt omgegaan en dat de gegevens alleen gebruikt worden als dat echt nodig is. Daarom trainen wij onze medewerkers regelmatig in de omgang met persoonsgegevens.
Bovendien vinden wij het belangrijk om u te informeren over waarom wij gegevens van u nodig hebben en wat wij met uw gegevens doen. Op deze webpagina’s vindt u meer informatie over hoe de gemeente omgaat met uw persoonsgegevens, wat uw rechten zijn en hoe binnen de gemeente hierop toezicht wordt gehouden.
Vragen over hoe de gemeente omgaat met uw privacy kunt u stellen via privacy@middendelfland.nl
Functionaris voor gegevensbescherming
De gemeente heeft een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG heeft als belangrijkste taak om binnen de gemeente toezicht te houden op het naleven van de privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). Om dit te kunnen doen, kan de FG:
- informatie verzamelen over gegevensverwerkingen binnen de gemeente;
- deze verwerkingen analyseren en beoordelen of ze aan de wet voldoen;
- informatie, adviezen en aanbevelingen geven aan de organisatie.
De FG voert zijn taken onafhankelijk uit. Dat wil zeggen dat hij geen inhoudelijke aanwijzingen ontvangt van het bestuur.
De contactgegevens van de FG van onze gemeente zijn:
mr. drs. Alphons Muurlink
Telefoonnummer: 06 38 11 45 04
E-mailadres: FG@middendelfland.nl
Postadres:
Gemeente Midden-Delfland
Anna van Raesfeltstraat 37
2636 HX Schipluiden
Autoriteit Persoonsgegevens
Landelijk wordt toezicht gehouden op de omgang met persoonsgegevens door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP controleert of organisaties voldoen aan de privacywetgeving, maar geeft ook uitleg over de privacywetgeving. Op de website van de AP staat veel informatie over privacy in begrijpelijke taal.
Ook kunt u met vragen de AP bellen. Zij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur via 088 - 1805 250. U betaalt uw gebruikelijke telefoonkosten.
Gebruik van persoonsgegevens door de gemeente
De gemeente gebruikt alleen persoonsgegevens als zij deze nodig heeft, bijvoorbeeld voor de uitvoering van een van haar taken of omdat een wet dit voorschrijft. De gemeente stelt een register van verwerkingen op waarin alle processen worden opgenomen waarin persoonsgegevens worden gebruikt. In dit register wordt daarnaast informatie opgenomen over welke persoonsgegevens het betreft, wat de grondslag is van de verwerking, hoe lang gegevens worden bewaard en of derden de persoonsgegevens ook ontvangen.
Binnen de gemeente worden heel veel verschillende processen uitgevoerd en voor bijna al die processen zijn persoonsgegevens nodig. Op hoofdlijnen gaat het om de volgende processen:
- Burgerzaken (opname en wijzigingen in de basisregistratie personen, maar ook uitgifte van rijbewijzen, paspoorten en identiteitsbewijzen);
- Juridische zaken (afhandeling van bezwaar en beroep, Woo-verzoeken);
- Financiële processen (gemeentelijke belastingen);
- Onderwijs (leerplicht);
- Openbare orde &Veiligheid (vergunningen voor bijvoorbeeld horeca en evenementen, handhaving van overlast);
- Personeel en organisatie (personeelsadministratie en werving & selectie);
- Ruimtelijke ordening en volkshuisvestiging (omgevingsvergunningen, aankoop en verkoop van gronden);
- Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening (Wmo-aanvragen, jeugdhulpmeldingen);
- Volksgezondheid en milieu (Milieutoezicht, huishoudelijke afvalinzameling).
Persoonsgegevens die de gemeente nodig heeft voor deze processen vraagt zij bij u op of haalt zij uit de zogenaamde basisregistraties, zoals de Basisregistratie Personen (BRP) of het Kadaster.
De gemeente deelt ook persoonsgegevens met andere partijen. Soms verplicht de wet ons hiertoe, bijvoorbeeld bij gegevensdeling met de Belastingdienst of de politie. Maar de gemeente deelt ook gegevens met andere partijen als wij hierdoor onze dienstverlening kunnen verbeteren. Maar dit mag niet ten koste gaan van uw privacy. Daarom vragen wij hierover altijd advies aan de Functionaris voor gegevensbescherming.
Beveiliging en Datalekken
De gemeente spant zich in om haar systemen te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Om uw privacy zo goed mogelijk te borgen, neemt de gemeente passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen. De Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) vormt daarbij het uitgangspunt.
Toch kan het voorkomen dat door inbreuk van buitenaf of door een menselijke fout onze beveiliging wordt doorbroken. Als de kans bestaat dat daardoor persoonsgegevens in verkeerde handen zijn gekomen is sprake van een datalek. De wetgeving schrijft voor dat een datalek binnen 72 uur wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en dat ook de betrokkenen van het datalek (de personen over wie gegevens zijn gelekt) zo spoedig mogelijk op de hoogte worden gebracht.
De gemeente heeft een procedure opgesteld om datalekken snel en goed af te handelen. Hierdoor wordt de mogelijke schade voor betrokkenen zo veel mogelijk beperkt.
Melden datalekken
Als u denkt dat u een datalek heeft ontdekt waarbij gegevens van de gemeente zijn betrokken, dan vragen wij u dit onmiddellijk te melden bij de Functionaris voor gegevensbescherming. U kunt bijvoorbeeld denken aan de volgende situaties:
- U heeft een brief van de gemeente ontvangen die niet voor u bedoeld is, maar waarin gevoelige gegevens over een andere persoon staan (zoals medische gegevens, een BSN of informatie over schulden);
- Wanneer u op de website van de gemeente digitaal uw gegevens bekijkt ziet u (ook) de gegevens van een andere persoon;
- U ontvangt een e-mail van de gemeente met informatie die niet voor u bestemd is.
Uw rechten
De privacywetgeving geeft u een aantal rechten waarmee u grip kunt houden op uw eigen persoonsgegevens. Deze rechten leggen wij hieronder aan u uit.
Als u jonger bent dan 16 jaar of als u onder curatele bent gesteld, kan alleen uw wettelijk vertegenwoordiger namens u een verzoek om uitoefening van uw privacyrechten doen.
Klacht indienen
Als u vindt dat de gemeente onzorgvuldig is omgegaan met uw privacy of ten onrechte uw persoonsgegevens heeft verwerkt, dan kunt u online een klacht indienen. Wij streven ernaar uw klacht binnen 6 weken af te handelen.
Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht door de gemeente, dan kunt u dan kunt u uw klacht kenbaar maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Inzage in uw eigen gegevens
U kunt opvragen welke persoonsgegevens over u bekend zijn binnen de gemeente. U ontvangt een overzicht met:
- de categorieën van persoonsgegevens
- de ontvangers van die gegevens
- het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt
- de herkomst van de gegevens.
Dit recht heeft uiteraard alleen betrekking op uw eigen gegevens en niet op die van een andere persoon.
Als u een verzoek om inzage wilt doen neemt u contact op met de gemeente via het formulier Inzageverzoek persoonsgegevens. Om er zeker van te zijn dat de aanvraag wordt gedaan door de juiste persoon vragen wij u zich te legitimeren. Dit kunt u doen door gebruik te maken van DigiD of op afspraak met uw identiteitsbewijs langs te komen op het gemeentehuis.
Wij streven ernaar binnen één maand uw verzoek af te handelen.
Recht op correctie, verwijdering, vergetelheid en bezwaar
U kunt bijvoorbeeld een verzoek indienen om uw gegevens te corrigeren, aan te vullen, af te schermen of te verwijderen in de volgende gevallen:
- u hebt onjuistheden gevonden in de persoonsgegevens die de gemeente van u verwerkt;
- gegevens zijn onvolledig;
- u bent van mening dat de gegevens niet van belang zijn voor het doel waarmee ze zijn verzameld of op een andere manier door de gemeente in strijd met de wet worden gebruikt.
Wanneer er bijzondere omstandigheden zijn waardoor u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de gemeente kunt u dit ook aangeven. Beschrijft u dan wel duidelijk wat die bijzondere omstandigheden zijn.
Als u een verzoek om correctie, verwijdering vergetelheid of bezwaar wilt doen neemt u contact op met de gemeente. In uw verzoek geeft u aan welke correcties of aanvullingen u wenst of welke gegevens volgens u moeten worden afgeschermd of verwijderd. Om er zeker van te zijn dat de aanvraag wordt gedaan door de juiste persoon vragen wij om legitimatie. Dit kan door met uw identiteitsbewijs op afspraak langs te komen op het gemeentehuis.
Uitzonderingen
U kunt geen gebruik maken van deze rechten als het gaat om gegevens in bij wet ingestelde openbare registers, zoals de basisregistratie personen (BRP). Voor correcties in de BRP neemt u contact op met Burgerzaken.
Ook kunt u geen gebruik maken van het recht van verwijdering indien wij de gegevens op basis van wettelijke bepalingen moeten bewaren. Bijvoorbeeld bij aanvragen om uitkering of subsidie.