Onderzoeksproces Rekenkamer
De rekenkamer doorloopt voor het opzetten, uitvoeren en rapporteren van haar onderzoeken het volgende onderzoeksproces:
- onderzoek: onderwerpselectie ►onderzoeksopzet ►uitvoeren onderzoek
- rapportage: ambtelijk wederhoor ►bestuurlijk wederhoor ► nawoord rekenkamer
- publicatie: publicatie rapport ► behandeling in raad (commissie) ►uitvoeren aanbevelingen
Klik hier voor een nadere toelichting van bovenstaande processtappen.
Selecteren onderzoeksonderwerp
De rekenkamer verkent het onderzoeksterrein. Het betreft een permanente activiteit waarbij kennis wordt genomen van de bestuurlijke werkzaamheden (raadsvergaderingen, commissievergaderingen, collegebesluiten), van suggesties van raadsleden, ambtenaren of burgers, van ambtelijke nota's (in het bijzonder de programmabegrotingen, programmarekeningen en de beleidsnota's), van de berichtgeving in de media, ontwikkelingen in het openbaar bestuur en in verwante professionele kringen (onderzoek, organisatie en advies). Een onderwerp dat voor onderzoek in aanmerking lijkt te komen, wordt getoetst aan de hand van selectiecriteria, waarna een keuze wordt gemaakt welk onderzoek uitgevoerd zal worden. Hierover worden de gemeenteraad geïnformeerd door middel van het onderzoeksjaarplan.
Selectiecriteria onderzoeksonderwerp
De volgende criteria spelen een rol bij de onderwerpselectie:
- Maatschappelijk belang
- Financieel belang
- Potentieel leereffect
- Twijfel aan doelmatigheid
- Twijfel aan doeltreffendheid
- Twijfel aan rechtmatigheid
Verder dient het onderzoek te voldoen aan de volgende randvoorwaarden:
- Het moet haalbaar zijn in de beschikbare tijd;
- Het moet passen in het budget van de rekenkamer;
- Het moet bijdragen aan de variatie in onderwerpen en gemeentelijke sectoren die betrokken zijn bij het onderwerp van onderzoek
Opstellen onderzoeksopzet
Na de selectie van het onderwerp worden oriënterende gesprekken gevoerd en wordt schriftelijk materiaal verzameld en bestudeerd. De resultaten hiervan worden verwerkt in een onderzoeksopzet. Hierin is het onderwerp nader afgebakend, worden de doel- en probleemstelling uitgewerkt en wordt een tijdsplanning en een indicatie van de benodigde onderzoekstijd gegeven. Verder beschrijft de rekenkamer op hoofdlijnen op welke wijze het onderzoek zal worden uitgevoerd. De onderzoeksopzet wordt ter kennisname aan de raad gezonden.
Uitvoering onderzoek
De uitvoering start met een aankondiging van het onderzoek bij degenen die bestuurlijk en ambtelijk eindverantwoordelijk zijn voor het onderwerp. Zij krijgen de onderzoeksopzet ter kennisname toegestuurd. Tijdens de uitvoering worden interviews gehouden, dossiers geselecteerd, opgevraagd en (deels ter plekke) geanalyseerd, aanvullend schriftelijk materiaal diepgaander bestudeerd en worden waar nodig en financieel mogelijk deskundigen geraadpleegd. De bevindingen, de conceptconclusies en de aanbevelingen worden in een conceptrapport vastgelegd.
Wederhoor
Het conceptrapport wordt eerst voor wederverhoor voorgelegd aan de ambtelijk eindverantwoordelijke(n) met het verzoek om op de weergave van de feiten en bevindingen te reageren. Deze ambtelijke reactie wordt niet opgenomen in de eindrapportage, maar wordt wel betrokken bij het opstellen ervan. Voor ambtelijke wederhoor zijn 15 werkdagen beschikbaar.
Na eventuele aanpassingen wordt het conceptrapport voor wederhoor toegezonden aan het college van B en W met het verzoek binnen 15 werkdagen een schriftelijke reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen. Het college wordt hierbij in de gelegenheid gesteld te reageren op de voorlopige onderzoeksresultaten.
Vaststelling rapport
De rekenkamer neemt de reactie in overweging bij de vaststelling van het definitieve rapport. Hierin worden tevens de reactie integraal weergegeven en door de rekenkamer voorzien van een nawoord. Met uitzondering van feitelijke correcties of technische wijzigingen worden alle door de rekenkamer nodig geachte wijzigingen naar aanleiding van de wederhoor, expliciet in het definitieve rapport genoemd.
Publicatie rapport
Met de toezending van het rapport aan de gemeenteraad wordt het rapport openbaar. Bij de publicatie wordt indien door de rekenkamer relevant en/of noodzakelijk geacht tevens de pers geïnformeerd door toezending van het rapport en een begeleidend persbericht. Na publicatie zal het rapport beschikbaar worden gesteld op het onderdeel van de rekenkamer op de website van de gemeente Midden-Delfland.
Raadsbehandeling
Bij de behandeling in de raad of raadscommissie licht de rekenkamer, indien gewenst, haar rapport toe en beantwoordt vragen.
Opvolgen aanbevelingen
Het ligt in de rede dat het college van B en W de raad informeert over de wijze waarop zij de overgenomen aanbevelingen heeft uitgevoerd en wat de resultaten en effecten hiervan zijn. Daarnaast volgt ook de rekenkamer zelf of haar rapport benut wordt; zowel qua behandeling door de raad (en derden) als qua uitvoering van de overgenomen aanbevelingen. Zij informeert zich en zal zo nodig een vervolgonderzoek starten om zelf vast te stellen wat de doorwerking en navolging van haar rapport is.